Dlaczego warto, nawet w jednoosobowej firmie
W małej firmie czas właściciela jest najdroższym zasobem. Każda godzina spędzona na wystawianiu faktur, przepisywaniu danych i przypominaniu klientom o płatnościach to godzina nieprzeznaczona na to, co naprawdę zarabia. Automatyzacja nie zastępuje Ciebie — zdejmuje z Ciebie nudną, powtarzalną część, żebyś robił to, czego nikt nie zrobi za Ciebie.
Trzy obszary o największym zwrocie
Faktury i płatności
Cykliczne faktury, link do płatności, automatyczne przypomnienia o zapłacie.
Obieg dokumentów
Dokumenty trafiają do księgowej same, bez maili i zdjęć z telefonu.
Przypomnienia
System pamięta o terminach i powiadamia Ciebie oraz klientów.
W praktyce Najwięcej powtarzalnej pracy w firmie kręci się wokół dokumentów i faktur. Automatyzacje obiegu dokumentów i zadań oferuje moduł workflow i dokumentów w Mizzox — rozdziela zadania i wprowadza dokumenty do systemu za Ciebie.
Zasada jednego procesu
Najczęstszy błąd to chęć zautomatyzowania wszystkiego naraz. Lepiej wybrać jedną czynność, która powtarza się najczęściej i irytuje najbardziej, ustawić ją porządnie i dopiero potem przejść do kolejnej. Dziesięć rozgrzebanych automatyzacji daje mniej niż jedna, która naprawdę działa.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacja jest dla małej firmy, czy tylko dla korporacji?+
Właśnie dla małej. Im mniej rąk do pracy, tym bardziej boli czas tracony na powtarzalne czynności. Automatyzacja w mikrofirmie zwraca się najszybciej, bo odciąża jedną–dwie osoby, które robią wszystko.
Od czego zacząć, żeby nie zrobić bałaganu?+
Od jednej, najbardziej powtarzalnej i najbardziej irytującej czynności — np. wystawiania faktur czy przypominania o płatnościach. Jeden działający proces jest wart więcej niż dziesięć rozgrzebanych.
Czy potrzebuję wiedzy technicznej?+
Nie. Większość automatyzacji w małej firmie to ustawienia w gotowych narzędziach, a nie programowanie. Chodzi o włączenie funkcji, które już istnieją, i ułożenie ich w proces.
Ile to kosztuje?+
Często mniej niż czas, który tracisz ręcznie. Wiele narzędzi ma darmowe plany na start, a oszczędność godzin tygodniowo szybko przewyższa koszt abonamentu.
Co najlepiej zautomatyzować najpierw?+
Fakturowanie i płatności (w tym przypomnienia), obieg dokumentów do księgowej oraz powiadomienia. To obszary, w których powtarzalność jest największa, a błędy najbardziej kosztowne.